Kuinka toimitilaturvallisuutta kehitetään käyttäjälähtöisesti?

Kuinka toimitilaturvallisuutta kehitetään käyttäjälähtöisesti?

1858 1118 Ahertava

Tänä päivänä on olemassa paljon erilaisia vaatimuksia ja vastuukysymyksiä, joihin sekä toimitilaturvallisuus että työympäristö liittyvät. Toimitiloissa on useita välttämättömiä järjestelmiä ja laitteita sekä rinnakkaisia tietoliikenneratkaisuja, joiden turvallisuustaso ei vastaa nykyvaatimuksia. Usein on yhteensopivuusongelmia ja kokonaisuuden hallinta on haastavaa. Lisäksi toimitiloissa on useiden eri toimittajien palveluita, jolloin keskittämisetuja ei voida aina hyödyntää.

Organisaatioille tuleekin turhia kustannuksia ja laskutusten seuranta voi olla ongelmallista. Kokonaisuus on altis häiriöille, koska osakokonaisuuksissa on vaihtelevia turvallisuus- ja laatutasoja. Alihankkijoiden liittyvät riskit ja kyberriskit ovat yleensä myös liian huonosti hallinnassa. Lisäksi energiansäästötavoitteiden takia kulutuksen hallintaan liittyvät ratkaisut ovat korostuneet.

Toimitilaturvallisuuden kehittäminen

Olemme toteuttaneet lukuisia toimitilaturvallisuuden kehittämisprojekteja sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Kehittämisprojekti aloitetaan nykytilaselvityksellä, jossa ensimmäiseksi haastatellaan eri avainhenkilöt ja voidaan tehdä myös kysely koko henkilöstölle. Kyselyn muuttujat pohjautuvat lainsäädäntöön, turvallisuusarviointikriteeristöihin ja eri tieteenalojen tutkimuksiin sekä käytännön kokemukseen.

Taustalla voi olla esimerkiksi kriminologian ja sosiologian tutkimuksessa yleisessä käytössä olevia muuttujia, kuten työyhteisön kollegiaalisuus, sosiaalinen epäjärjestys ja itseraportoitu huoli. Haastatteluiden ja kyselyn pohjalta saadaan henkilöstön käyttäjälähtöinen näkemys turvallisuustilanteesta ja kehittämiskohteista.

Toimitilaturvallisuusauditointi

Seuraavaksi nykytilaselvityksessä suoritetaan toimitilaturvallisuusauditointi. Toimitilaturvallisuuden auditoinnin avulla varmistetaan, että turvallisuusjärjestelyt, vastuumääritykset ja toimintatavat kattavat niiden toimintaan liittyvät riskit systemaattisesti. Auditoinnissa selvitetäänkin kerättyä näyttöä suhteessa asetettuihin kriteereihin, jotka pohjautuvat erityisesti lakisääteisiin velvoitteisiin.

Kriteeristö on laadittu kokoamalla se eri lähdemateriaalien pohjalta, kuten palo- ja pelastusturvallisuuden vaatimukset on koottu pelastuslaitoksen omatoimisen varautumisen auditointimanuaalin pohjalta. Työturvallisuuden vaatimukset pohjautuvat työturvallisuuslakiin ja Työterveyslaitoksen ELMERI -työympäristön arviointimenetelmiin. Rikostorjunnan ja ympäristöturvallisuuden kriteerit ovat puolestaan koottu useammasta eri lähteestä, kuten Finanssialan suojeluohjeista, kansallisesta turvallisuusauditointikriteeristöstä ja ympäristöministeriön ohjeistuksesta.

Tilastollinen analyysi

Toimitilaturvallisuusauditoinnin jälkeen nykytilaselvitystä varten kerätään aineisto, jossa voidaan hyödyntää monipuolisesti eri tilastoja (esim. tapaturmat, rikokset, läheltä piti -tilanteet, poikkeamat, tapahtumailmoitukset). Lisäksi voidaan analysoida valvomoiden hälytystietoja, kuten turvallisuusjärjestelmien ja kiinteistöteknisten järjestelmien tietoja.

Aineisto kerätään systemaattisesti organisaation eri toimipaikoissa, ja sen tarkemmalla analyysilla voidaan saada selvä käsitys siitä, miten toimitilan turvallisuustilanne on kehittynyt, ja millaisia riskejä eri toimipaikkoihin tyypillisesti kohdistuu. Analyysissa voidaan hyödyntää sekä organisaation omia edellä mainittuja tietoja että poliisin ja pelastuslaitoksen alueellisia tilastoja.

Eri tilastoja analysoimalla voidaan muodostaa systemaattinen kuva siitä, milloin onnettomuudet ja läheltä piti -tilanteet tyypillisesti tapahtuvat. Tällöin voidaan vertailla esimerkiksi eri toimipaikkojen ja työvuorojen vaikutusta tapahtumiin.

Tilastollisen analyysin avulla voidaan myös arvioida palveluntarjoajia, kuten vartioimis- ja kiinteistöhuoltoliikettä. Lisäksi saadaan tutkittua tietoa omavalvonnan, vartiointipalveluiden ja teknisen valvonnan kehittämiseen, kun huomioidaan elinkaarikustannusten laskenta verrattuna nykyiseen palvelutuotannon toimintamalliin ja kustannustasoon.

Riskien arviointi ja analysointi

Aineiston keräämisen ja analysoinnin jälkeen tehdään riskien arviointi ja analysointi. Eri toimialojen toimitilojen riskien arvioinnissa ja analysoinnissa voidaan käyttää useita menetelmiä sekä hyödyntää eri tieteenaloilla hyödynnettyjä keinoja.

Esimerkkinä voidaan mainita rikollisuuden tilannetorjunnan keinoja tutkineet kriminologit, jotka ovat kehittäneet 25 tekniikan ohjelman (25 Techniques of Situational Crime Prevention), jota voidaan hyödyntää rikollisuuden tilannetorjunnan eri vaihtoehtojen hahmotuksessa erilaisissa kohteissa. Olemme muutamissa toimitilaturvallisuuden kehittämisprojekteissa soveltaneet käytännössä 25 tekniikan ohjelmaa, josta olen aiemmin kirjoittanut blogin.

Loppuraportti ja kehittämistoimenpiteet

Lopuksi toimitilaturvallisuuden nykytilaselvityksen tuloksista laaditaan loppuraportti, jonka alussa kuvataan selvityksen kartoitusprosessi ja sen jälkeen esitellään selvityksen tulokset sekä kehittämisehdotukset. Lisäksi on suositeltavaa tehdä kustannus-hyötyanalyysi, jossa lasketaan toimitilaturvallisuuden nykytilan todellinen kustannusrakenne vuositasolla. Selvityksen kehittämistoimenpiteiden pohjalta voidaan laatia yhtenäinen toimintamalli toimitilaturvallisuuteen. Tämän myötä voidaan arvioida tavoitemallin kustannukset ja niiden muutokset.